Pengenalan, Pentingnya dan Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance)

Persaingan bisnis yang semakin ketat menimbulkan kebutuhan akan penyusunan strategi bisnis yang handal. Menyusun suatu strategi yang membuat organisasi tersebut tidak hanya dapat bertahan, namun memiliki keunggulan yang kompetitif. Tujuan dari strategi bisnis adalah membuat keselarasan bekerja dari top level manajemen hingga ke bagian bawah yaitu pelaksana. Semua komponen dari organisasi dapat menjalankan tugas sesuai dengan tujuan organisasi yang telah dirumuskan dalam strategi bisnis.

Seiring dengan perkembangan zaman, dunia bisnis saat ini tidak dapat dipisahkan lagi dari teknologi informasi (TI). TI tidak lagi dipandang hanya sebagai pendukung, akan tetapi TI telah dianggap bagian strategi bisnis, termasuk antara lain: Menjadi garis depan layanan bagi konsumen atau masyarakat; Pengintegrasian proses-proses bisnis organisasi; Kunci penghematan biaya operasional organisasi; dan lain sebagainya. Bahkan dampak berkembang-pesatnya TI, berpotensi mentrasformasikan bisnis atau melahirkan sektor industri baru.

Meskipun demikian, besarnya investasi di bidang TI seringkali tidak diimbangi dengan manfaat yang dapat diperoleh. Banyak sekali proyek-proyek TI justru menghambur-hamburkan uang tanpa menghasilkan value-added yang dicita-citakan. Untuk memastikan kemanfaatan investasi di bidang TI, kita harus senantiasa bertanya.

1. Pada saat melakukan perencanaan: Are we doing the right thing?
2. Pada saat melakukan perancangan: Are we doing them the right way?
3. Pada saat pelaksanaan: Are we getting them done well?
4. Pada saat pasca pelaksanaan: Are we getting the benefit?
   

Pertanyana-pertanyaan di atas merupakan point-point penting yang harus terjawab pada saat proses perencanaan investasi TI. Bertanya bukan hanya pada saat penyusunan anggaran tahunan atau pada saat terjadinya krisis kegagalan TI.

Perancanaan dan implementasi TI organisasi juga perlu dikontrol. Karena investasi di bidang TI relatif sangat mahal. Selain itu, dampak kegagalan TI atau resikonya dapat berpotensi mematikan kelangsungan bisnis organisasi.

Kemudian apa itu Tata Kelola TI (IT Governence) dan bidang apa saja yang termasuk di dalamnya ? Menurut Weil dan Ross (2004) adalah: "IT Governance: Specifying the decision rights and accountability framework to encourage desireable behavior in using IT". Definisi umum dari Tata Kelola TI adalah pertanggung-jawaban eksekutif dan direksi yang melibatkan kepemimpinan, struktur organisasi, dan proses - dalam memastikan bahwa TI menjadi pendukung dan bagian dari realisasi strategi serta pencapaian tujuan organisasi. Terdapat lima bidang utama dalam Tata Kelola TI, yaitu:

1. Stategic Aligment : Keharmonisan antara TI dengan bisnis.
2. Value Delivery: Memastikan pemanfaatan penerapan TI.
3. Risk Management: Pengelolaan resiko penerapan TI dan pemanfaatan TI untuk mengendalikan resiko bisnis.
4. Resource Management: Pengelolaan kemampuan organisasi untuk menerapkan TI.
5. Performance Measurement: Pemantauan kinerja layanan TI.

 

Bidang-bidang Tata Kelola TI di atas dilaksanakan secara berkesinambungan dengan melibatkan review dan evaluasi secara periodik.

Selanjutnya bagaimana caranya untuk memulai implementasi Tata Kelola TI. Berikut ini proses-proses yang dapat dilakukan untuk menjadikan organisasi meraih Good IT Governance.

• Jadikan penerapan tatakelola TI sebagai suatu program penyempurnaan oranisasi secara berkesinambungan (bukan sekaligus dalam satu proyek)
• Pastikan bahwa hasil implementasi menjadi bagian dari operasional sehari-hari.
• Kita harus menyadari bahwa penerapan Tata Kelola TI juga melibatkan perubahan budaya. Pemberian motivasi dan insentif adalah salah satu kuncinya.
• Memastikan bahwa semua pihak yang berkepentingan mengetahui dan memahami tujuan yang akan dicapai.
• Menyamakan persepsi dan ekspektasi, bahwa penerapan Tata Kelola TI yang berhasil membutuhkan waktu dan penyempurnaan yang berkesinambungan.
• Secara berkesinambungan, fokuskan mulai dari yang paling mudah dan memberi dampak yang dapat dirasakan.
• Usahakan mendapat dukungan dan kepemilikan dari pimpinan puncak, terutama dengan menonjolkan prinsip-prinsip pengelolaan investasi TI yang baik.
• Hindari kesan yang hanya berupa pelembagaan birokrasi.
• Hindari pendekatan checklist yang tidak terfokus.

Berikut ini gambar yang mengilustrasikan proses-proses dalam Tata Kelola TI.

IT Master Plan

Ini adalah pertama kalinya aku menulis blog di BlogSpot. Mudah-mudahan tulisan-tulisanku ini dapat diambil manfaatnya oleh pembaca.

Pertama kali hal yang saya bahas tentang Teknologi Informasi adalah tentang Perencanaan Induk Teknologi Informasi Perusahaan, atau disebut dengan IT Master Plan. Saya tidak akan mengulas secara panjang lebar mengenai IT Master Plan, namun hanya membahas tentang Pengertian, Kebutuhan IT Master Plan, Manfaat, serta Langkah yang dapat ditempuh untuk membangun suatu IT master Plan organisasi atau perusahaan.

1. Pengertian

IT Master Plan merupakan suatu perencanaan jangka panjang dalam pengembangan sistem informasi guna mendukung visi dan misi perusahaan. IT Master Plan berisi strategi-strategi organisasi atau perusahaan dalam memanfaatkan teknologi informasi sebagai enabler dan menambah keunggulan yang kompetitif. IT Master Plan membahas mulai dari visi dan misi organisasi atau perusahaan sampai pada perencanaan manajemen proyek IT.

2. Mengapa Perusahaan Membutuhkan IT Master Plan

* Perusahaan membutuhkan semacam blue print untuk merencanakan investasi untuk implementasi TI. Sehingga investasi TI yang dianggarkan align dengan kebutuhan perusahaan tersebut.
* Perusahaan membutuhkan perencanan implementasi IT sebagai enabler untuk membatu perusahaan dalam mencapai visi dan misinya.
* Perencanaan teknlgi infrmasi (TI) yang tepat guna mampu membantu perusahaan untuk mendukung prses perasinal bisnis sehari-hari dan membatu prses pengambilan keputusan bagi managemen.


3. Manfaat IT Master Plan

* IT master plan menjadi dasar bagi perencanaan perusahaan dalam investasi dan implementasi TI.
* Perusahaan bisa mengurangi berbagai risik yang mungkin timbul dalam implementasi IT.
* IT master plan bisa menjadi alat kntrl dan parameter yang efektif untuk mengkaji performa dan keberhasilan implementasi TI di suatu perusahaan.


4. Memulai membangun IT Master Plan

* Memahami visi-misi perusahaan, serta target dan tujuan yang akan dicapai perusahaan dalam kurun waktu tertentu.
* Melakukan requirement gathering untuk menggali kebutuhan bisnis perusahaan, selanjutnya mengdentifikasi permasalahan dan sasaran perbaikannya.
* Melakukan analisis kebutuhan dan menggali slusi permasalahan yang ada. Selanjutnya memdelkan hubungan yang mengkaitkan kebutuhan bisnis beserta slusinya.
* Menurunkan slusi IT menjadi arsitektur prses bisnis, dan selanjutnya melakukan analisis kesenjangan antara prses bisnis yang ada dengan rancangan arsitektur prses bisnis ideal.
* Merancangan arsitektur sistem infrmasi guna mendukung prses bisnis ideal yang dihasilkan, kemudian melakukan analisis kesenjangan antara current sistem infrmasi dengan sistem infrmasi ideal.
* Merancang arsitektur teknlgi guna menentukan kebutuhan teknlgi tepat guna untuk mendukung jalannya arsitektur system infrmasi, kemudian melakukan analisis kesenjangan antara current teknlgi dengan rancangan teknlgi ideal.
* Melakukan pengujian terhadap kelayakan hasil perancangan IT master plan perusahaan
* Memetakan pryek TI apa yang menjadi skala priritas perusahaan dibandingkan dengan pryek yang lain.
* Mengatur kalender implementasi setiap pryek hingga kurun waktu tertentu.
* Mengatur sumber daya mulai dari keuangan, SDM, dan berbagai sumber daya lain yang terkait.