Pengenalan, Pentingnya dan Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance)

Persaingan bisnis yang semakin ketat menimbulkan kebutuhan akan penyusunan strategi bisnis yang handal. Menyusun suatu strategi yang membuat organisasi tersebut tidak hanya dapat bertahan, namun memiliki keunggulan yang kompetitif. Tujuan dari strategi bisnis adalah membuat keselarasan bekerja dari top level manajemen hingga ke bagian bawah yaitu pelaksana. Semua komponen dari organisasi dapat menjalankan tugas sesuai dengan tujuan organisasi yang telah dirumuskan dalam strategi bisnis.

Seiring dengan perkembangan zaman, dunia bisnis saat ini tidak dapat dipisahkan lagi dari teknologi informasi (TI). TI tidak lagi dipandang hanya sebagai pendukung, akan tetapi TI telah dianggap bagian strategi bisnis, termasuk antara lain: Menjadi garis depan layanan bagi konsumen atau masyarakat; Pengintegrasian proses-proses bisnis organisasi; Kunci penghematan biaya operasional organisasi; dan lain sebagainya. Bahkan dampak berkembang-pesatnya TI, berpotensi mentrasformasikan bisnis atau melahirkan sektor industri baru.

Meskipun demikian, besarnya investasi di bidang TI seringkali tidak diimbangi dengan manfaat yang dapat diperoleh. Banyak sekali proyek-proyek TI justru menghambur-hamburkan uang tanpa menghasilkan value-added yang dicita-citakan. Untuk memastikan kemanfaatan investasi di bidang TI, kita harus senantiasa bertanya.

1. Pada saat melakukan perencanaan: Are we doing the right thing?
2. Pada saat melakukan perancangan: Are we doing them the right way?
3. Pada saat pelaksanaan: Are we getting them done well?
4. Pada saat pasca pelaksanaan: Are we getting the benefit?
   

Pertanyana-pertanyaan di atas merupakan point-point penting yang harus terjawab pada saat proses perencanaan investasi TI. Bertanya bukan hanya pada saat penyusunan anggaran tahunan atau pada saat terjadinya krisis kegagalan TI.

Perancanaan dan implementasi TI organisasi juga perlu dikontrol. Karena investasi di bidang TI relatif sangat mahal. Selain itu, dampak kegagalan TI atau resikonya dapat berpotensi mematikan kelangsungan bisnis organisasi.

Kemudian apa itu Tata Kelola TI (IT Governence) dan bidang apa saja yang termasuk di dalamnya ? Menurut Weil dan Ross (2004) adalah: "IT Governance: Specifying the decision rights and accountability framework to encourage desireable behavior in using IT". Definisi umum dari Tata Kelola TI adalah pertanggung-jawaban eksekutif dan direksi yang melibatkan kepemimpinan, struktur organisasi, dan proses - dalam memastikan bahwa TI menjadi pendukung dan bagian dari realisasi strategi serta pencapaian tujuan organisasi. Terdapat lima bidang utama dalam Tata Kelola TI, yaitu:

1. Stategic Aligment : Keharmonisan antara TI dengan bisnis.
2. Value Delivery: Memastikan pemanfaatan penerapan TI.
3. Risk Management: Pengelolaan resiko penerapan TI dan pemanfaatan TI untuk mengendalikan resiko bisnis.
4. Resource Management: Pengelolaan kemampuan organisasi untuk menerapkan TI.
5. Performance Measurement: Pemantauan kinerja layanan TI.

 

Bidang-bidang Tata Kelola TI di atas dilaksanakan secara berkesinambungan dengan melibatkan review dan evaluasi secara periodik.

Selanjutnya bagaimana caranya untuk memulai implementasi Tata Kelola TI. Berikut ini proses-proses yang dapat dilakukan untuk menjadikan organisasi meraih Good IT Governance.

• Jadikan penerapan tatakelola TI sebagai suatu program penyempurnaan oranisasi secara berkesinambungan (bukan sekaligus dalam satu proyek)
• Pastikan bahwa hasil implementasi menjadi bagian dari operasional sehari-hari.
• Kita harus menyadari bahwa penerapan Tata Kelola TI juga melibatkan perubahan budaya. Pemberian motivasi dan insentif adalah salah satu kuncinya.
• Memastikan bahwa semua pihak yang berkepentingan mengetahui dan memahami tujuan yang akan dicapai.
• Menyamakan persepsi dan ekspektasi, bahwa penerapan Tata Kelola TI yang berhasil membutuhkan waktu dan penyempurnaan yang berkesinambungan.
• Secara berkesinambungan, fokuskan mulai dari yang paling mudah dan memberi dampak yang dapat dirasakan.
• Usahakan mendapat dukungan dan kepemilikan dari pimpinan puncak, terutama dengan menonjolkan prinsip-prinsip pengelolaan investasi TI yang baik.
• Hindari kesan yang hanya berupa pelembagaan birokrasi.
• Hindari pendekatan checklist yang tidak terfokus.

Berikut ini gambar yang mengilustrasikan proses-proses dalam Tata Kelola TI.