Langkah-langkah untuk Memulai Proyek TI (Project Initiation)

Sebelum membahas lebih jauh tentang Project Initiation, timbul pertanyaan, Mengapa sih suatu organisasi atau perusahaan perlu membuat menyelenggarakan proyek TI ?, jawabanya adalah: pada zaman sekarang ini, yang "katanya" zaman paradigma ekonomi berbasis Jaringan (Network Economy Paradigm), organisasi atau perusahaan yang ingin tetap langgeng dalam menjalankan usahanya "wajib hukumnya" terus menciptakan  inovasi untuk menambah nilai bisnis baru, meningkatkan kreatifitas untuk meningkatkan kemampuan differentiation, dan memperluas relationship untuk menciptakan jaringan usaha yang kuat. Kalau tidak, mungkin organisasi atau perusahaan tersebut tinggal menunggu waktu untuk jatuh dan kalah dalam persaingan bisnis. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, hal yang paling memungkinkan adalah memanfaatkan kemampuan Teknologi Informasi. Teknologi Informasi tidak serta-merta dapat dimanfaatkan, akan tetapi harus direkayasa dan diatur sedemikian rupa, sehingga keberadaaanya sanggup memenuhi semua kebutuhan yang sudah saya sebutkan di atas. Dan untuk melakukan rekayasa dan pengaturan terhadap TI agar sesuai kebutuhan, perlu diselenggarakannya suatu proyek TI.  

Tulisan saya kali ini akan membahas mengenai langkah-langkah suatu organisasi atau perusahaan untuk merencanakan suatu proyek TI mereka, atau disebut dengan Project Initiation. Termasuk juga pembahasan mengenai aktifitas dan persiapan apa saja yang harus dilakukan supaya proyek yang dijalankan nanti sesuai dengan apa yang dicita-citakan.


Menurut Dennis et al, (2005) definisi inisiasi proyek adalah sebagai berikut. "Project Initiation is the point at which an organization creates and assesses the original goal and expectations for new system". Menurut penjelasan tersebut, project initiation berupa tahapan dalam perencanaan proyek TI organisasi dengan melakukan analisis kelayakan, menaksir tujuan utama dan harapan diselenggarkannya proyek TI, serta mempertimbangkan segala resiko yang mungkin terjadi. Jadi, inisiasi proyek merupakan tahapan yang sangat menentukan keberlangsungan proyek TI. Hal lain yang sangat menentukan keberlangsungan proyek adalah dukungan Project Sponsor. Project Sponsor merupakan pihak kunci yang mengusulkan pengembangan atau pengadopsian teknologi baru pada suatu instansi atau perusahaan. Project Sponsor juga sebagai pihak yang menyediakan atau mencari dana demi keberlangsungan penyelanggaraan proyek TI.

Untuk memulai Project Initiation, hal yang pertama kali dilakukan adalah mengidentifikasi nilai bisnis (identifying business value). Pada tahap ini, aktifitas-aktifitas yang perlu dilakukan antara lain: Pertama, perusahaan harus memastikan bahwa proyek TI yang akan diselenggarakan benar-benar berdasarkan kebutuhan bisnis. Kedua, project sponsor harus mengenali dan memahami kebutuhan bisnis perusahaan secara seksama, serta berkeinginan mengimplementasikan kebutuhan bisnis tersebut. Ketiga, kebutuhan bisnis yang dibuat harus mencerminkan fungsionalitas dari sistem yang akan dibuat (what it will do). Keemepat, nilai bisnis proyek TI harus dijabarkan secara jelas, baik tangible (terukur) maupun intangible (tidak terukur). Kelima, dan yang terakhir adalah menyusun dokumentasi kebutuhan sistem (system request).

Selanjutnya saya akan membahas mengenai system request. System Request merupakan suatu dokumen yang mendeskripsikan alasan bisnis terkait dengan pembangunan sistem informasi serta nilai bisnis yang akan dicapai. System Request merupakan dokumen yang harus mendapat persetujuan dari approval commitee untuk melanjutkan penyelenggaraan proyek TI. Terdapat tiga elemen penting yang harus ada dalam system request, yaitu: Pertama, Project Sponsor merupakan pihak yang mengusulkan proyek. Biasanya Project Sponsor adalah pemilik perusahaan, CIO, atau pimpinan utama perusahaan. Kedua, Kebutuhan bisnis (business need) perusahaan. Terdapat tiga komponen penting untuk menentukan kebutuhan bisnis, yaitu:  (1). Alasan bisnis terkait perlunya dibuat sistem informasi. Misalnya: meningkatkan penjualan, memperbaiki layanan pelanggan, dan mungurangi kecacatan produksi. (2). Kebutuhan fungsional untuk mendefinisikan fitur-fitur yang disediakan oleh sistem informasi. Misalnya: menyediakan layanan online, menyediakan laporan manajemen, menyediakan informasi demografik pelanggan. (3). Perkiraan nilai yang diharapkan (expected value) yang berupa keuntungan yang akan diraih setelah diterapkannya sistem informasi. Misalnya: 3 persen akan meningkatkan penjualan, dan 10 persen mengurangi kecacatan produksi. Ketiga, Special Issues, merupakan isu yang relevan untuk mengimplementasikan sistem informasi. Misalnya: sistem dibutuhkan menjelang hari raya lebaran, sistem informasi yang dibutuhkan menjelang tahun ajaran baru.

Apakah suatu perusahaan atau organisasi layak membangun suatu sistem informasi ? Pertanyaan ini dapat terjawab setelah perusahaan atau organisasi melakukan Feasibility Analysis atau analisis kelayakan.  Feasibility Analysis dilakukan setelah kebutuhan-kebutuhan sistem dan requirement bisnis terdefinisi. Feasibility Analysis bertujuan mendokumentasikan secara jelas dan detail tentang perbandingan biaya yang akan dikeluarkan dan keuntungan yang akan diraih. Terdapat tiga elemen untuk melakukan analisis kelayakan, yaitu: Pertama, Technical Feasibility (can we built it ?) memperkirakan apakah perusahaan sudah terbiasa dengan aplikasi dan teknologi yang akan diterapkan, serta layakkah mengerjakan proyek dengan size tertentu. Kedua, Economic Feasibility (should we built it ?) menganalisis apakah perusahaan secara keuangan mampu menyelenggarakan proyek TI. Terdapat beberapa langkah aktifitas untuk mendapatkan feasibility economy, yaitu: mengidentifikasi biaya dan keuntungan (cost benefit analysis), menempatkan nilai (values) yang akan diperoleh di samping mengidentifikasi biaya dan keuntungan, menetapkan cash flow, menentukan Net Present Value (NPV), memperkirakan Return on Investement (ROI), serta menghitung dan membuat grafik Break Event Point (BEP). Ketiga, Organizational Feasibility (if we built it, will they come ?) pada bagian ini menjawab apakah secara keorganisasian mampu membangun proyek TI. Terdapat dua aktifitas yang dilakukan pada tahap ini, yaitu: (1). perusahaan harus menganalisis sampai berapa jauh kesesuaian antara tujuan proyek dengan hasil yang akan diraih. (2). perusahaan harus menganalisis kelayakan dukungan dari pihak-pihak terkait (stakeholder).

Jadi, kesimpulan yang dapat diambil adalah, untuk memulai suatu proyek, perusahaan harus mendefinisikan semua kebutuhan sistem dan requirement bisnis dengan cara membuat dokumentasi System Request. Selanjutnya, perusahaan harus mengkaji dengan melakukan Feasibility Analisys, apakah proyek TI yang akan diselenggarakan nanti benar-benar mampu dan layak untuk dilanjutkan.

Mudah-mudahan tulisan ini bermanfaat bagi kita semua ..... terima kasih..........