Rancangan Tatakelola Teknologi Informasi

Sekalian nyantai di mall Ambasador, rasanya ingin menulis blog yang membahas salah satu matakuliah di MTI UI, yaitu tentang Tatakelola Teknologi Informasi yang diajarkan oleh Bapak Budi Yuwono. Kali ini saya akan membahas mengenai Rancangan Tatakelola Teknologi Informasi, yang berisi antara lain tentang: fokus tatakelola TI; tips tatakelola TI perusahaan yang sukses; ciri-ciri tatakelola TI yang efektif; elemen-elemen inti dalam tatakelola TI; dan bidang-bidang yang perlu ditatakelola.

Menurut Weill & Ross (2004), fokus tatakelola TI bukan pada teknik pengambilan keputusan, akan tetapi penugasan kepada siapa yang secara sistematis melakukan dan memberikan pendapat pada pengambilan kebutusan tersebut, dengan cara menerapkan mekanisme yang mendorong perilaku yang selaras dengan misi, strategi, nilai, norma, dan budaya perusahaan. Perusahaan yang berusaha meraih tatakelola TI yang baik, seharusnya memiliki keyakinan dan budaya yang mencerminkan pernyataan tentang nilai-nilai, prinsip-prinsip, misi dan strategi perusahaan yang telah ditentukan.

Selanjutnya, saya akan membahas mengenai langkah-langkah yang harus ditempuh agar perusahaan dapat mencapai tatakelola TI yang sukses. Langkah-langkah tersebut antara lain adalah: Pertama, pihak eksekutif harus dapat memastikan bahwa investasi TI bermanfaat bagi bisnis. Karena prediksi mengenai tingkat kemanfaatan TI dapat dilihat dari bagaimana perusahaan tersebut melakukan tatakelola terhadap TI-nya. Kedua, dalam pengambilan keputusan tentang TI selalu melibatkan pihak-pihak lain, terutama pihak-pihak yang memang berkompeten di bidang TI. Ketiga, memiliki cara yang efektif untuk mengambil keputusan tentang TI dan teknik yang efektif untuk mengimplementasikan keputusan-keputusan tersebut. Keempat, perusahaan dengan jelas menyatakan peran TI dalam mendukung strategi bisnisnya. Kelima, selalu melakukan pengukuran dan pengelolaan investasi dan manfaat dari penerapan TI. Keenam, perusahaan harus menentukan siapa saja yang bertanggungjawab terhadap perombakan bisnis guna dapat memanfaatkan keunggulan layanan TI baru. Ketujuh, perusahaan harus selalu mau untuk belajar melalui pengalaman-pengalaman dari setiap proyek implementasi TI, sehingga dapat menentukan aset-aset TI yang dapat di-sharing/di-reuse kembali.

Terus, bagaimana sih ciri-ciri suatu perusahaan mempunyai tatakelola TI yang efektif. Ciri-cirinya antara lain adalah: Pertama, tatakelola TI perusahaan harus mampu digunakan menjembatani perdebatan tentang cara baru dalam memanfaatkan TI; Kedua, dalam melakukan pemilihan kualitas TI tidak hanya berprioritas pada nilai tambah TI yang direncanakan, akan tetapi harus memperhatikan proses cara pemilihannya; Ketiga, adanya pendelegasian terhadap pengambilan keputusan TI kepada pihak yang mengerti kebutuhan TI secara transparan, tentunya dengan memperhatikan arahan pimpinan; Kelima, tatakelola TI mampu mengakomodasi secara transparan dilema dalam keputusan-keputusan TI. 

Selanjutnya, saya akan membahas mengenai elemen-elemen dalam tatakelola TI. Secara garis besar, terdapat tiga elemen utama dalam tatakelola TI yang efektif, yaitu tatakelola TI tersebut harus mengatur antara lain: Pertama, (what) bidang-bidang keputusan apa saja yang harus diambil untuk memastikan bahwa pemanfaatan TI benar-benar efektif. Kedua, (who) siapa saja orang yang harus memutuskan bidang-bidang kebutusan tersebut. Ketiga, (how) bagaimana prosedur pengambilan keputusan-keputusan tersebut dan bagaimana prosedur monitoring terhadap implementasi hasil keputusan.

Terdapat lima bidang keputusan kunci yang perlu ditatakelola. Pada gambar berikut, saya akan menampilkan lima bidang tersebut.

Lima bidang yang harus ditatakelola (Weill & Ross, 2004)

Pada gambar di atas mengilustrasikan kelima wilayah pembagian, dimana perusahaan harus melakukan tatakelola. Kelima bidang tersebut antara lain:

1. Bidang prinsip-prinsip TI
Prinsip-prinsip TI merupakan pernyataan terperinci tentang ekspektasi/harapan terhadap TI dalam mendukung strategi bisnis perusahaan. Perusahaan yang ingin sukses dalam penerapan TI-nya harus mampu mengeksplisitkan prinsip-prinsip kunci tentang bagaimana perusahaan memanfaatkan TI. Idealnya adalah, prinsip-prinsip tersebut dapat dinyatakan sebagai berikut: "Bagaimana konsep operasi (operation model) perusahaan ?", "Bagaimana TI mendukung konsep operasi tersebut ?", "Terus, bentuk investasi TI apa yang akan dipilih ?".

2. Bidang arsitektur TI
Pada bidang ini, tatakelola TI harus berperan dalam menentukan keputusan dalam rancangan arsitektur TI. Termasuk didalamnya adalah standarisasi proses, arsitektur data, dan juga arsitektur teknologi. Selain itu, dalam bidang ini tatakelola TI harus berperan dalam menentukan kebijakan  tentang apa saja yang termasuk dalam kategori infrastruktur dan suprastruktur (aplikasi), dengan pertimbangan efisiensi dan fleksibilitas.

3. Bidang infrastruktur TI
Pada bidang ini, tatakelola TI harus berperan dalam menentukan kemampuan infrastruktur TI yang tinggi, sehingga memiliki kemampuan time-to-market, tingkat pertumbuhan, tingkat penjualan produk yang tinggi pula. Selain itu, bidang yang harus ditatakelola TI adalah keputusan-keputusan tentang infrastruktur TI, termasuk antara lain: "Siapa pemilik layanan infrastruktur TI ?", "Apakah layanan infrastruktur TI memilih untuk di-outsource ?",  "Berapa biaya layanan infrastruktur ?", "Kapan layanan infrastruktur perlu di-update ?".

4. Bidang aplikasi bisnis
Pada bidang ini, tatakelola TI harus berperan dalam menentukan aplikasi-aplikasi yang diperlukan untuk mendukung bisnis perusahaan. Terdapat dua tujuan yang bertolak belakang dalam identifikasi aplikasi bisnis, yaitu: Kreatifitas, melakukan eksperimental untuk mencari tahu cara baru yang lebih efektif untuk meningkatkan nilai tambah bagi konsumen atau merealisasikan strategi bisnis. Pada tujuan ini, perusahaan lebih fokus terhadap bagaimana meningkatkan efektifitas proses utama (core). Disiplin, pada tujuan ini, perusahaan berusaha menjaga integritas arsitektur aplikasi bisnis, perusahaan lebih memfokuskan dalam membangun aplikasi bisnis yang sudah dimiliki.
Selain itu, pada bidang aplikasi bisnis ini perlu dilakukan manajemen proyek pengembangan yang berfungsi untuk mengelola resiko-resiko yang positif.

5. Bidang investasi TI dan prioritasi
Pada bidang ini, tatakelola TI harus berperan dalam menentukan keputusan investasi dan prioritasi. Secara umum terdapat tiga isu utama dalam menentukan keputusan investasi, antara lain: "Berapa total investasi yang harus dikeluarkan ?", "Investasi dikeluarkan untuk kebutuhan apa ?", "Bagaimana cara mengakurkan kebutuhan investasi terhadap pihak-pihak yang berbeda ?"
Untuk menentukan prioritas investasi TI, perusahaan dapat menentukannya berdasarkan return (kembalian) dan risk (resiko). Portofolio investasi TI dapat digunakan untuk membantu kita dalam memprioritaskan investasi TI.

Portofolio Investasi TI (Weill & Ross, 2004)

Dari portofolio investasi di atas, terdapat empat kwadran yang menggambarkan kategori investasi proyek-proyek TI, yaitu: Strategis, investasi untuk menciptakan keunggulan yang kompetitif. Informasional, investasi TI yang diperuntukkan untuk penyedia informasi. Transaksional, investasi TI yang diperuntukkan untuk pemrosesan dan otomasi transaksi. Infrastruktur, investasi yang diperuntukkan untuk layanan umum dan infrastruktur.
Dari kategori-kategori tersebut, perusahaan tinggal memilih, bagian mana yang lebih diprioritaskan untuk dilakukan investasi. Tentunya sangat bergantung pada kebutuhan bisnis perusahaan tersebut.


Demikian uraian saya tentang Rancangan Tatakelola TI. Mudah-mudahan, tulisan ini bermanfaat bagi kita semua....